Como todo negocio nace de un sueño, agarras una computadora, un teléfono, una impresora, el resto es esfuerzo y disciplina. A través de los años y mucho más esfuerzo empiezas a crecer, tener nuevas y diferentes necesidades, te adaptas y 5 años más tarde el negocio crece todavía más y sus necesidades vuelven a cambiar: más empleados, nuevos clientes, más sucursales, más impresoras, ya no sólo la tuya en tu oficina. Cuando apenas terminas de adaptarte al nivel de vida de tu negocio ya estás en las grandes ligas donde ya no sólo vender es el objetivo, necesitas optimizar los procesos de tu empresa, reducir gastos de impresión, manejar todos tus documentos en la nube, todo esto hasta llegar a ser la empresa #1 de tu nicho en el mercado.
En el tema de impresión no se sufre igual, pero si tienen que ir de la mano uno con otro. Es importante para todo dueño de negocio entender que la madurez de la empresa y de los servicios de impresión deben estar de la mano, estar con un aliado de negocio en este caso proveedor durante todo ese proceso es vital para el crecimiento de tu empresa
Los expertos en tema de impresión simplificamos la madurez de los servicios en impresión en 4 etapas:
- Equipos y suministros
- (BPS) Servicios Básicos de Impresión
- (MPS) Servicios administrados de Impresión
- (MDS) Servicios de Gestión Documental
Equipos y Suministros
- El nivel de madurez más bajo o inicial (nivel del recién nacido en mi ejemplo).
- Buscan comprar los equipos de impresión y multifuncionales de contado.
- Administran los suministros por ellos mismos en sus inventarios.
- Compran los consumibles de acuerdo a los requerimientos reactivos en sus impresoras.
- El uso de impresión es 100% equipo 0% software.
(BPS) Servicios Básicos de Impresión
- La empresa tiene una cartera de clientes estable y lo que busca es empezar a reducir costos.
- Empiezan a analizar el tema de rentar, financiar y/o comprar los equipos de impresión.
- Buscan comprar consumibles a mejor precio o incluirlos en alguna renta.
- Compran equipos inteligentes que puedan realizar más funciones que sólo imprimir.
- El uso de impresión es 80% equipo 20% software.
(MPS) Servicios administrados de Impresión
- EL 100% de los equipos son rentados para deducción de impuestos.
- Generar contratos costo por clic con sus proveedores para recudir el monto de factura mes a mes.
- Monitorean el 100% de los equipos para atender fallas y cambio de suministro de forma proactiva.
- Centralizan todos sus gastos de impresión con un solo proveedor de confianza.
- Generan procesos de automatización entre las impresoras y los usuarios.
- El uso de impresión es 50% equipo 50% software.
(MDS) Servicios de gestión documental
- Generan el 90% de sus procesos de forma digital.
- Buscan convertir el 100% de los archivos físicos en digitales.
- Generan plataformas para que los proveedores y clientes digitalicen los documentos.
- Generan flujos de trabajo internos para evitar la impresión.
- El uso de impresión es 10% equipo 90% software.
Un software de administración de los equipos de impresión más control de quien imprime en una empresa de 15 empleados no es de mucha ayuda, por el fácil monitoreo de impresión en este nivel de madurez. Y del otro lado de la moneda, una empresa con más de 10 equipos de impresión propios, comprando sus cartuchos ellos mismos, llegará un momento en que uno de los equipos dejará de funcionar y se quedarán con ese tóner sin usar, ¿imagina ahora si pasara en el 50% de sus equipos?
Lo he mencionado con anterioridad, conforme pasan los años la madurez de los servicios han ido avanzando más rápido y el tercer nivel (MPS) es una metodología de servicios que se quedará por muchos años; sin embargo, con más de 7 mil millones de personas en este planeta, día tras día van creando nuevas empresas y necesitan un proveedor que este con ellos en su proceso de crecimiento. Los proveedores de estos servicios deben de adaptarse a esta metodología, requieren generar productos y servicios para cada segmento de mercado para poder ser versátiles en sus propuestas de valor.
