Hoy en día, vivimos en un mundo que nos brinda infinidad de distracciones y las cosas importantes a las cuales deberíamos estar alerta, se diluyen entre una bandeja de correo saturada, llamadas de teléfono, alertas de redes sociales, mensajes de whatsapp, Facebook, entre otros.
Hoy en día para concentrarnos, no sólo basta con evitar redes sociales y llevar una agenda, hay que tener un enfoque más preciso para llevar nuestra productividad y manejo del tiempo a un nivel superior. A continuación, te presento algunas opciones que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad y enfocarnos hacía el éxito en equilibrio que tanto buscamos alcanzar.
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Aunque es un básico para organizar nuestro tiempo, las famosas to-do list no bastan por si solas ya que típicamente son muy extensas y terminan por desgastarnos. El secreto es organizar la lista de pendientes, con categorías según importancia y nivel de urgencia. Una excelente técnica es utilizar la matriz de Eisenhower que contiene cuatro cuadrantes y todo el trabajo va caer en una de las siguientes categorías:
- Hazlo ya, Importante y Urgente. Es la brújula que marcará la pauta de tu día, te recomiendo no poner más de cinco objetivos, para dar verdadero sentido de urgencia a este cuadrante.
- Agendado y planificado, Importante pero no tan urgente. Aquí están las cosas que se van a planificar durante la semana, en este cuadrante ocurre la magia de la buena administración. Es muy común que las tareas que no se programen aquí, se conviertan en problemas futuros y con el paso del tiempo conlleve a una crisis; en este punto, está la mayor parte del trabajo que tendemos a procastinar, si somos disciplinados y damos el correcto seguimiento, vamos a hacer toda la diferencia.
- Delega, Urgente pero no importante. Beneficia a tu proceso que aquí practiques el arte de poder delegar actividades a otras personas.
- A la basura, No importante ni urgente. Toda actividad que no aporta valor y nos consume tiempo, hay que evitarla a toda costa. En el cuatro cuadrante, sugiero se coloquen los proyectos de mejora a largo plazo, que con una buena administración quedará tiempo para que estos objetivos se vayan colocando en otros cuadrantes, y programando su ejecución, lo cual estoy seguro traerán muchos frutos al largo plazo.
Lo anterior es el corazón y guía que nos permitirá valorar cada tarea en prioridades, para enfocar nuestro tiempo de manera definitiva.
Otra técnica que ayudará para afianzar nuestras actividades y sistematizar, son los recordatorios.
Además de las apps tradicionales de este tipo, que nos alertan en un determinado día y hora, sobre cierta actividad, existen algunas más refinadas que nos recordarán al llegar a cierto lugar, pues funcionan al marcarse con una geocerca. Por ejemplo, Apple en su app nativa de recordatorios, nos permite acceder a esta función, con el plus de poder recordarnos al subir o al bajar del automóvil lo que le indiquemos.
Todas estas herramientas nos ayudan a enfocarnos en lo que es verdaderamente importante, dando como resultado un balance de tiempo entre el trabajo y la vida personal. Además, nos permite ser más productivos, quizás más que personas que trabaja arriba de 10 horas en la oficina, recuerda que estar ocupado no necesariamente significa ser eficiente.
