Soltemos nuestra imaginación estimados lectores con este ejemplo muy simple: Imagina que una vez a la semana entregas producto en Saltillo, y tratas de sacar un costo aproximado del gasto total del envío hacia tus clientes de aquel estado, la mayoría contemplaría gasolina, casetas, comida del chofer, kilometraje vs mantenimientos, etc. Sin embargo, no tomamos en cuenta algunos gastos como el desgaste del motor, llantas, póliza del seguro, seguro del chofer y uso de batería, que no son gastos tan significativos en un viaje, pero al hacer 52 viajes al año el costo varía y las utilidades que crees tener en un posible negocio no serán las que planeaste.
En el tema de impresión es igual, calcular los costos de impresión exactos es algo complicado, pero importante si realmente quieres tener una idea de tus gastos. En nuestro giro, es común contemplar tóner y papel; sin embargo, hay gastos ocultos que deben de contemplarse. Esto aplica tanto para empresas de oficina, como imprentas digitales.
A continuación, desglosaremos los costos que representan las impresiones.
¿Cuánto cuesta el papel que compras?
Revisa el costo del papel que compraste (asegúrate de incluir el impuesto) y divídelo entre el número de hojas del paquete o caja. Si es papel tamaño carta tipo Bond 74grs (el más común) la caja cuesta $650 pesos y hay 5000 hojas en una caja, tu costo por hoja es $0.13 centavos.
Ejemplo: $650 / 5,000= $0.13
Costo de papel en cada impresión carta = $13 centavos
Haciendo un cálculo de tabloides en paquete sencillo quedaría así:
Ejemplo: $109/100 = $1.09 pesos costo del tabloide
*Ojo: calcular un porcentaje de merma que lo revisaremos al final.
¿Cuáles son los costos de tóner/tinta por página?
Es el cálculo más difícil de todos, y sólo es preciso si puedes realizar pruebas controladas o bien realizando este proceso en cada proyecto significativo. Los fabricantes de cartuchos de tóner clasifican sus cartuchos en términos de número de páginas que puedes imprimir según una cierta cobertura de polvo o tinta que se pondrá sobre el papel que se imprima. Por ejemplo, si el fabricante clasificó que su cartucho de tinta negra rinde 4000 páginas al 5% de cobertura (el 95% de los fabricantes calcula los costos a este porcentaje de cobertura) y cuesta $1,500 pesos netos, divides el costo del cartucho entre el número de páginas que rinde.
Ejemplo: $1,500/4000= $0.38
Costo por impresión contemplando solo tóner = $0.38
La realidad es que las páginas de texto suelen tener un 10% de cobertura cuando es oficina y en el tema de las imprentas un 60%. Cuando el equipo es de color o el equipo de impresión tiene la unidad de imagen separada del tóner, calcula todos los consumibles que se requieren para procesar la impresión, es decir, hacer este ejercicio pero con cada uno de los insumos para sacar el costo real sobre este concepto.
Normalmente los consumibles para hacer esa operación serían estos:
- Tóner color negro
- Tóner color amarillo
- Tóner color magenta
- Tóner color cian
- Tambor color negro
- Tambor color amarillo
- Tambor color magenta
- Tambor color cian
- *Banda de transferencia/Cinta de arrastre
- *Bote de desperdicios/Waste
- *Fusor/ Unidad de fusión
En el caso de la banda, fusor y waste, los puse en una marca de (*) por que no en todos los equipos los contempla como consumibles.
¿Cuál es tu costo de impresión contemplando tu equipo de impresión?
La mayoría de las máquinas son clasificadas a un número de impresiones totales de vida en un equipo, para los equipos muy chicos el límite son 100,000 hojas, pero en equipo de producción es de 12 a 15 millones de impresiones. El método aquí es dividir el costo de tu equipo / el número de impresiones de vida de tu equipo. Un ejemplo en un equipo Samsung SL4020 de oficina, cuesta $2,500 pesos y se toma como equipo chico, el cálculo sería así:
Ejemplo: $2,500 / 100,000 = $0.025 pesos
Y en un equipo Xerox 560/570 el cálculo quedaría así:
Ejemplo: $140,000/5,000,000 = $.028 pesos
¿Cuál es tu costo por página de servicio o refacciones?
Este rubro es complicado no por el cálculo, si no porque no siempre sabes que refacciones o visitas del técnico recibirá tu equipo al año o su tiempo de vida de máquina. Aquí lo que les recomendaría es, si tu equipo es pequeño, contemplar de $6 a $10 centavos de servicio posible que se requerirá de servicio, o si el equipo es arriba de $50,000 pesos, es comprar póliza con tu proveedor de servicio para proteger tu equipo. Normalmente ellos te dan la póliza por un año y/o un número determinado de impresiones incluidas dentro de ese año de póliza de servicio. Un ejemplo para un equipo Xerox Versalink 7025, el costo de la póliza es de $12,000 pesos, y cubre 1 año o 100,000 impresiones lo que ocurra primero.
Ejemplo: $15,000 / 100,000 impresiones = $0.15
Cada impresión que se realice se contemplaría $15 centavos de póliza del equipo.
¿Cuáles son los costos indirectos y escenarios alternos?
Arranquemos por la merma, en una imprenta con procesos muy completos debe tener un 3% a un 5%; sin embargo, yo calcularía en general un 7% de merma, es decir, sobre el costo final que consigas con el costo de papel, impresión, consumibles, soporte técnico y refacciones.
Formato papel. Cabe mencionar que el costo que estamos contemplando en consumibles, papel y póliza se calcula en tamaño general que es tamaño carta (A4), en este caso para acercarnos un poco más al calculo con el tabloide, multiplicar x2 en consumibles y en papel, hacer el cálculo directo con el costo total de la compra de los tabloides / el número de piezas que se adquirieron.
Refacciones. Mi recomendación sería que, si tu equipo es nuevo y de color, agrega $15 centavos por impresión carta en póliza de servicio, y si el equipo tiene más de 18 meses de uso, agregaría $24 centavos por clic tamaño carta.
Como dueños de negocios, tenemos que buscar un equilibrio entre costos y precios del mercado, es obvio que lo que no es negocio hay que dejarlo ir, pero hay formas de mejorar costos de cada aspecto y así ir mejorando costos variables para una mejora de utilidad o bien precio al usuario final.
