Actualmente muchas organizaciones deciden reducir los presupuestos para eventos institucionales porque los resultados de los mismos han sido débiles, o porque los comentarios de los empleados muestran disgusto o apatía. Otras deciden no realizar cambios porque “funciona” lo que ya hacen,  aunque en realidad resulte aburrido para los empleados.

Como emprendedor te enfrentarás a estas situaciones, a continuación te mostraré como invertir en lo que tus colaboradores necesitan y a transformar un evento común en una gran experiencia.

Es importante antes de comenzar:

• Definir objetivo
• Saber a quien va dirigido
• Asignar un presupuesto
• Delegar la actividad
• Diseñar la experiencia

Definir objetivo

Si no se tiene claro el problema o necesidad que te llevará a desarrollar el objetivo de la actividad, se puede perder el enfoque, y terminar pagando por cosas o eventos que no son realmente necesarios.

Es importante definir, porqué la actividad es importante: resuelve, motiva, inspira, une, informa, capacita, etc.

Escuchar, conocer y observar

¿Sabes qué le gusta a tus colaboradores? ¿Qué los apasiona? ¿Qué esperan? ¿Qué los inspira o motiva? Si no lo sabes, debes investigar, escuchar y observar. Si evitas este paso no podrás diseñar la experiencia.

Puedes hacerlo a través de encuestas, reuniones con los supervisores para recolectar información, o simplemente a través de la observación.

Asignar un presupuesto

Especificar en el ejercicio del presupuesto anual,  cuanto se desea invertir en eventos a lo largo del año,  ayudará a que se concreten y que no sean una carga.

Es importante evaluar, cuales se deben realizar, porque así se espera, y cuales se necesita realizar, por ejemplo la posada es algo que esperan, pero un día de integración, quizás sea algo que la empresa o institución necesite.

No se tiene que celebrar todo, pero lo que se elija debe cotizarse desde un inicio adecuadamente para que resulte la estrategia a diseñar.

Delegar a personal capacitado o contratar a un experto

Es importante saber si la persona a la que se le va a delegar esta función, está capacitada para realizarlo, pues en ocasiones no lo está, y esta tarea adicional sólo la desenfocará de su verdadero trabajo.

Si la actividad está dentro de su descripción de puesto, no dudes en invertir en una capacitación más precisa que le ayude a cumplir con lo asignado de la manera correcta. Si lo anterior, no es el caso, lo ideal será contratar a un organizador profesional de eventos institucionales.

Un error recurrente es pensar que un organizador de eventos institucionales es muy caro, o en su lugar contratar a un organizador de bodas o eventos sociales,  por pensar que realiza la misma función dentro de una institución. En los casos más críticos invitar a un amigo que hace buenas fiestas, para que realice este trabajo. 

Aunque la estrategia surgirá del objetivo de la empresa, un experto será tu  mejor aliado para volverlo realidad.

Diseñar la experiencia

El siguiente paso es diseñar la experiencia, lo que será el factor diferenciador de un evento común a una evento memorable.

Mari Carmen Obregón, nombrada por la revista Forbes como una de las 30 promesas de negocios en México,  en su libro el Efecto Wow, (2015), nos explica como convertir algo tradicional en una experiencia digna de recordar.

Atrévete a innovar, a transformar, no tienes que gastar más, solo cambiar la inversión de lugar. Imagina lo que podría motivar a tus colaboradores a ponerse cien por ciento la camiseta.

Ese es el momento donde todo cobra sentido, pues transformamos un evento institucional tradicional a una experiencia que sin duda, recordarán de manera positiva por mucho tiempo, siendo tu mejor herramienta para crear vínculos, capacitar, y crear lealtad a la empresa, marca, producto o institución que representan.

Como recomendación final, lleva una memoria escrita de lo realizado, incluye observaciones, sobre todo en eventos recurrentes, porque la gente recordará y esperará en la siguiente edición una mejor versión.

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Ahora que todo lo vemos de una nueva manera, es momento de evaluar como con ayuda de la tecnología podemos conectarnos unos con otros. Revisaremos las ventajas y por su puesto las desventajas de esta nueva tendencia.

Una respuesta inmediata para acercarnos sin tocarnos es la virtualidad, pues es una excelente alternativa para acortar distancias. Sin embargo, esta respuesta, se conecta con una pregunta vital al momento de generar experiencias memorables.

¿Cómo hacemos para conectar verdaderamente?

Lo primero es cubrir lo básico, para después pasar a la generación de una experiencia verdadera.

Los básicos de un evento virtual son los siguientes:

1. Tener claro el objetivo del evento

El tener claro nuestro objetivo nos va a ayudar a no desvariar y a no desenfocarnos. Este punto va de la mano con el estilo de evento que buscamos generar.

No es lo mismo una reunión de negocios, que la celebración del aniversario de la empresa o el informe anual de la misma.

Los objetivos son distintitos y, por lo tanto, la forma de diseñarlo también.

Es importante definir quién será el anfitrión, y quién será nuestra audiencia.

2. Para quién es el evento

Es vital saber para quién vamos a diseñar la experiencia, no es lo mismo un evento para niños de 10 a 12 años, que para adultos mayores.

Lo anterior nos podrá a ayudar a seleccionar elementos que estimulen o conecten a nuestro público con el contenido del evento.

Va desde los colores, tipografía, música de ambientación, animación, entre otros.

Date la oportunidad de conocer los gustos y expectativas de tu audiencia, así los recursos que decidas invertir serán mejor valorados y darán mayores rendimientos.

3. Cantidad de personas o invitados

Entre mayor sea el número de participantes, más complicado será la interacción. Ya definida la cantidad, se deberá estudiar el mejor programa para hacer este enlace.

Y decidir si la comunicación será unidireccional o se buscará la manera de qué se pueda recibir retroalimentación.

Yo te recomiendo segmentar a tu audiencia a manera para qué pueda ser más cercana la interacción, si esto no es posible, te recomiendo buscar otras maneras de hacer sentir especial a cada persona. La magia está en hacerlo personal.

4. Horario y duración del evento

Busca que sea un horario funcional y adecuado para tu audiencia. Lo anterior es vital para no perder su atención y evitar el desenfoque de este.

Si es un evento laboral, busca que sea en el horario adecuado, y si es fuera de horario, procura otorgar incentivos para qué todos participen con gusto.

Por ejemplo, si es una celebración puede extenderse un poco más, por las dinámicas o actividades, si es un informe, es importante sea conciso para no perder foco.

Aún en el mismo país pueden existir diferentes husos horarios, es importante que esta información sea perfectamente clarificada, para qué nadie pierda el detalle.

5. Agenda clara

De este punto se detonan muchas variantes, como la invitación y el despliegue de actividades. Busca tenerla al inicio de la planeación, para que todo gire con base a esta dinámica.

Es importante que los participantes la reciban con tiempo, conozcan el detalle para que puedan participar activamente en cada momento.

Lo anterior te ayudará a crear una sinergia positiva entre todos los involucrados, desde el staff organizador, los proveedores de servicio y los participantes.

6. Conexión a Internet y plataforma

Haz pruebas, recuerda que lo que no se prueba o ensaya, al final tiene fallas. Es muy riesgoso realizar un evento virtual o de cualquier otro tipo sin hacer pruebas técnicas.

Revisa que el Internet que utilizarás sea seguro y con la capacidad necesaria, acude al personal experto y de soporte para qué esté presente en las pruebas y durante la transmisión.

Revisa que la plataforma a utilizar sea confiable, que cuente con los permisos pertinentes, si tiene algún costo que esté al corriente el pago de la membresía.

Asegúrate de crear un link para que el acceso para todos sea práctico y rápido.

Y lo más importante, comparte instrucciones claras y precisas a los participantes, para que existan las menores dudas de este proceso.

7. Branding del evento

Algunas personas piensan que por ser un evento virtual este detalle puede pasarse por alto. Pero es un punto que no debemos de minimizar, porque esta imagen es lo que circulará en redes o bien permanecerá grabado.

Si ya se cuenta con un manual de identidad, busca que los templates de las presentaciones, la aplicación de los colores institucionales, tipografía y logotipos, vayan acorde a este manual.

Esta imagen debe ser congruente, desde la invitación que se envía a los participantes, los boletos, si el evento tiene algún costo, reconocimientos, presentaciones y todo lo que tenga que ver con imagen.

Utilízalo a tu favor para agregar estética a este evento.

8. Escenarios y producción

Gracias a la tecnología, ahora podemos contar con muchas herramientas para cambiar de escenario a un costo menor que si fuera un evento presencial.

Aprovecha estos recursos para hacerlo más dinámico, entretenido, formal, e incluso divertido.

Busca un espacio libre de ruidos externos, apoya las tomas con iluminación natural y artificial, evita vestuarios con rallas horizontales o estampados muy llamativos que puedan causar blur (desenfoque) en la imagen, busca una posición de la cámara qué te beneficie, te recomendamos un plano medio, en el que se aprecie de la mitad del torso hacía arriba, procura que tu rostro esté descubierto.

También puedes poner a disposición de los participantes algunas opciones y recomendaciones, para que todos se sientan parte del mismo momento.

Lo memorable

La magia está en hacer sentir a la distancia. Con palabras, reconocimientos, detalles. Va desde hacer llegar un detalle presencial a tu audiencia previo al evento, hasta reconocer inesperadamente los logros de alguno de los participantes. Crear un video con sus méritos y hacer este reconocimiento público.

La idea de las experiencias es cumplir con los básicos, para entonces sorprender, crear ese efecto de sorpresa positiva.

Te recomiendo hacer lluvia de ideas con tu equipo de trabajo, revisar cuales son las posibles de acuerdo con tu presupuesto, acorde a los valores y principios de tu marca o empresa, y por su puesto en concordancia con el público meta.

Recuerda si dedicas tiempo a crear fuera de lo convencional, podrás lograr resultados diferentes e inesperados.

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