Estamos prácticamente cerrando 2025 y este momento del año es perfecto para elaborar de manera oportuna los planes para 2026. Es conocido el hecho de que la mortalidad de las PYMES en México es alta y una manera de combatir esta realidad es fortaleciendo las finanzas de las organizaciones. Si bien el tema financiero es vasto, pero primero debemos caminar y luego correr, por eso hoy quiero compartirles lo que considero el ABC de la gestión financiera para PYMES que en muchas ocasiones no se impulsa como debiera y me refiero a la importancia del Presupuesto Maestro. El presupuesto de Operación puede ser, si te lo propones, aquella herramienta financiera que soporte la tan anhelada SINERGIA entre todas las áreas de tu PYME que hace que todos “caminen en la misma dirección” y no sólo un documento que se genera por una sola área en diciembre y que no se vuelve a revisar de manera periódica durante el año. Veamos pues algunas recomendaciones muy prácticas para fortalecer el PROCESO de elaboración de tu presupuesto:
Definir objetivo de crecimiento
La única manera de que una empresa crezca es generando utilidades, entonces debemos definir el margen de utilidad que necesitamos de tal suerte que las inversiones puedan generarse, con este objetivo claro podremos ajustar los demás componentes del presupuesto hasta que “nos dé el número” que es lo que Yo llamo “Construir la Utilidad”. Aquí el objetivo es poder visualizar el proceso de obtención de la utilidad desde la utilidad bruta, luego la operativa y finalmente la neta. Con esto ganamos claridad en las estrategias pues podemos priorizar éstas y nuestros colaboradores entenderán el “¿para qué?” de sus acciones. Si cada colaborador o área entiende su contribución al objetivo, ganas un poder organizacional tremendo.
Definir la estructura y espacio que mantengan VIVO el presupuesto durante el año
El presupuesto no es una lista de deseos de fin de año” sino que tiene que ser el motor de la ejecución de la empresa. Entonces es importante definir:
- Quien participa en su elaboración (importante incluir a los que “saben” de la operación”), por favor evita hacer el presupuesto solo con el área administrativa.
- Sencillo es mejor, no lo hagas complejo más bien busca cedulas de presupuesto sencillas que ayuden a administrar, entender la información y sobre todo rendir cuentas de manera clara.
- Establece la agenda del presupuesto: 1) Cuando se crea, 2) Sesiones trimestrales de revisión y ajuste. Difícilmente el presupuesto original se mantendrá vigente todo el año, entonces es importante que en las sesiones de revisión todos tengan visibilidad de los cambios o ajustes que se requiera realizar y el impacto que los cambios tienen en las demás áreas.
Elabora mini presupuestos
El presupuesto de Operación se debe dividir en varios presupuestos de segundo nivel de acuerdo con el tamaño o complejidad de la organización. Algunos de ellos pueden ser en este orden:
- Presupuesto de Ventas. Que vas a vender, que nivel de servicio ofrecerás, a qué precio, con que descuentos, cuando habrá promociones (Buen Fin, Navidad, Inicio de Clases, Vacaciones, etc), etc.
- Presupuesto de Producción. Que vas a producir, definir inventarios para poder dar el nivel de servicio que buscamos en ventas, cuanto personal requieres, de que capacidades, etc.
- Presupuesto de Compras. Que vas a comprar para poder producir, cuando, estimar cálculo de fletes, donde requieres negociaciones, que inventarios necesitas tener, que proveedores necesitas desarrollar, etc.
- Presupuesto de Administración. Establecer los gastos de venta, comisiones, rentas, mano de obra indirecta, pago de préstamos e intereses, etc.
Contar con un presupuesto de operación es como tener un Plan de Juego en cualquier deporte y requiere estudiar al equipo contrario (clientes, proveedores, operación de la organización, etc) para entonces definir las mejores tácticas para lograr la utilidad de la empresa. Llegar sin un plan de juego requerirá de improvisar 100% tu operación y, aunque tener flexibilidad es importante, una improvisación total de tu operación generará estrés y confusión en tu equipo además de que la rendición de cuentas pierde efectividad pues terminamos pidiendo que “le echen más ganas” o mandando señales generales que lejos de ayudar confunden. El presupuesto nos ayuda mucho a desplegar la responsabilidad de cada integrante del equipo y “alinear” a todo el equipo a un mismo objetivo y de igual manera promueve que los colaboradores tomen responsabilidad de su desempeño pues tendrán claro lo que deben hacer y que su contribución es importante.
La elaboración del presupuesto es un proceso que puede hacerse sencillo, sobre todo en las PYMES, no es necesario entrar en fórmulas o conceptos complejos, así que ¡te invito a que lo hagas una “práctica fundamental” de tu equipo! Y recuerda que es un proceso que NO saldrá perfecto pero que cada vez nos saldrá mejor y nos ayudará a soportar las estrategias de crecimiento de nuestra empresa.
