Hace un año a todos nos cambio la vida y la forma de vivirla, y por su puesto la manera de celebrar los momentos importantes de nuestras vidas.
Ahora que todo lo vemos de una nueva manera, es momento de evaluar como con ayuda de la tecnología podemos conectarnos unos con otros. Revisaremos las ventajas y por su puesto las desventajas de esta nueva tendencia.
Una respuesta inmediata para acercarnos sin tocarnos es la virtualidad, pues es una excelente alternativa para acortar distancias. Sin embargo, esta respuesta, se conecta con una pregunta vital al momento de generar experiencias memorables.
¿Cómo hacemos para conectar verdaderamente?
Lo primero es cubrir lo básico, para después pasar a la generación de una experiencia verdadera.
Los básicos de un evento virtual son los siguientes:
- Tener claro el objetivo del evento
El tener claro nuestro objetivo nos va a ayudar a no desvariar y a no desenfocarnos. Este punto va de la mano con el estilo de evento que buscamos generar.
No es lo mismo una reunión de negocios, que la celebración del aniversario de la empresa o el informe anual de la misma.
Los objetivos son distintitos y, por lo tanto, la forma de diseñarlo también.
Es importante definir quién será el anfitrión, y quién será nuestra audiencia.
- Para quién es el evento
Es vital saber para quién vamos a diseñar la experiencia, no es lo mismo un evento para niños de 10 a 12 años, que para adultos mayores.
Lo anterior nos podrá a ayudar a seleccionar elementos que estimulen o conecten a nuestro público con el contenido del evento.
Va desde los colores, tipografía, música de ambientación, animación, entre otros.
Date la oportunidad de conocer los gustos y expectativas de tu audiencia, así los recursos que decidas invertir serán mejor valorados y darán mayores rendimientos.
- Cantidad de personas o invitados
Entre mayor sea el número de participantes, más complicado será la interacción. Ya definida la cantidad, se deberá estudiar el mejor programa para hacer este enlace.
Y decidir si la comunicación será unidireccional o se buscará la manera de qué se pueda recibir retroalimentación.
Yo te recomiendo segmentar a tu audiencia a manera para qué pueda ser más cercana la interacción, si esto no es posible, te recomiendo buscar otras maneras de hacer sentir especial a cada persona. La magia está en hacerlo personal.
- Horario y duración del evento
Busca que sea un horario funcional y adecuado para tu audiencia. Lo anterior es vital para no perder su atención y evitar el desenfoque de este.
Si es un evento laboral, busca que sea en el horario adecuado, y si es fuera de horario, procura otorgar incentivos para qué todos participen con gusto.
Por ejemplo, si es una celebración puede extenderse un poco más, por las dinámicas o actividades, si es un informe, es importante sea conciso para no perder foco.
Aún en el mismo país pueden existir diferentes husos horarios, es importante que esta información sea perfectamente clarificada, para qué nadie pierda el detalle.
- Agenda clara
De este punto se detonan muchas variantes, como la invitación y el despliegue de actividades. Busca tenerla al inicio de la planeación, para que todo gire con base a esta dinámica.
Es importante que los participantes la reciban con tiempo, conozcan el detalle para que puedan participar activamente en cada momento.
Lo anterior te ayudará a crear una sinergia positiva entre todos los involucrados, desde el staff organizador, los proveedores de servicio y los participantes.
- Conexión a Internet y plataforma
Haz pruebas, recuerda que lo que no se prueba o ensaya, al final tiene fallas. Es muy riesgoso realizar un evento virtual o de cualquier otro tipo sin hacer pruebas técnicas.
Revisa que el Internet que utilizarás sea seguro y con la capacidad necesaria, acude al personal experto y de soporte para qué esté presente en las pruebas y durante la transmisión.
Revisa que la plataforma a utilizar sea confiable, que cuente con los permisos pertinentes, si tiene algún costo que esté al corriente el pago de la membresía.
Asegúrate de crear un link para que el acceso para todos sea práctico y rápido.
Y lo más importante, comparte instrucciones claras y precisas a los participantes, para que existan las menores dudas de este proceso.
- Branding del evento
Algunas personas piensan que por ser un evento virtual este detalle puede pasarse por alto. Pero es un punto que no debemos de minimizar, porque esta imagen es lo que circulará en redes o bien permanecerá grabado.
Si ya se cuenta con un manual de identidad, busca que los templates de las presentaciones, la aplicación de los colores institucionales, tipografía y logotipos, vayan acorde a este manual.
Esta imagen debe ser congruente, desde la invitación que se envía a los participantes, los boletos, si el evento tiene algún costo, reconocimientos, presentaciones y todo lo que tenga que ver con imagen.
Utilízalo a tu favor para agregar estética a este evento.
- Escenarios y producción
Gracias a la tecnología, ahora podemos contar con muchas herramientas para cambiar de escenario a un costo menor que si fuera un evento presencial.
Aprovecha estos recursos para hacerlo más dinámico, entretenido, formal, e incluso divertido.
Busca un espacio libre de ruidos externos, apoya las tomas con iluminación natural y artificial, evita vestuarios con rallas horizontales o estampados muy llamativos que puedan causar blur (desenfoque) en la imagen, busca una posición de la cámara qué te beneficie, te recomendamos un plano medio, en el que se aprecie de la mitad del torso hacía arriba, procura que tu rostro esté descubierto.
También puedes poner a disposición de los participantes algunas opciones y recomendaciones, para que todos se sientan parte del mismo momento.
Lo memorable
La magia está en hacer sentir a la distancia. Con palabras, reconocimientos, detalles. Va desde hacer llegar un detalle presencial a tu audiencia previo al evento, hasta reconocer inesperadamente los logros de alguno de los participantes. Crear un video con sus méritos y hacer este reconocimiento público.
La idea de las experiencias es cumplir con los básicos, para entonces sorprender, crear ese efecto de sorpresa positiva.
Te recomiendo hacer lluvia de ideas con tu equipo de trabajo, revisar cuales son las posibles de acuerdo con tu presupuesto, acorde a los valores y principios de tu marca o empresa, y por su puesto en concordancia con el público meta.
Recuerda si dedicas tiempo a crear fuera de lo convencional, podrás lograr resultados diferentes e inesperados.
