Actualmente muchas organizaciones deciden reducir los presupuestos para eventos institucionales porque los resultados de los mismos han sido débiles, o porque los comentarios de los empleados muestran disgusto o apatía. Otras deciden no realizar cambios porque “funciona” lo que ya hacen,  aunque en realidad resulte aburrido para los empleados.

Como emprendedor te enfrentarás a estas situaciones, a continuación te mostraré como invertir en lo que tus colaboradores necesitan y a transformar un evento común en una gran experiencia.

Es importante antes de comenzar:

• Definir objetivo
• Saber a quien va dirigido
• Asignar un presupuesto
• Delegar la actividad
• Diseñar la experiencia

Definir objetivo

Si no se tiene claro el problema o necesidad que te llevará a desarrollar el objetivo de la actividad, se puede perder el enfoque, y terminar pagando por cosas o eventos que no son realmente necesarios.

Es importante definir, porqué la actividad es importante: resuelve, motiva, inspira, une, informa, capacita, etc.

Escuchar, conocer y observar

¿Sabes qué le gusta a tus colaboradores? ¿Qué los apasiona? ¿Qué esperan? ¿Qué los inspira o motiva? Si no lo sabes, debes investigar, escuchar y observar. Si evitas este paso no podrás diseñar la experiencia.

Puedes hacerlo a través de encuestas, reuniones con los supervisores para recolectar información, o simplemente a través de la observación.

Asignar un presupuesto

Especificar en el ejercicio del presupuesto anual,  cuanto se desea invertir en eventos a lo largo del año,  ayudará a que se concreten y que no sean una carga.

Es importante evaluar, cuales se deben realizar, porque así se espera, y cuales se necesita realizar, por ejemplo la posada es algo que esperan, pero un día de integración, quizás sea algo que la empresa o institución necesite.

No se tiene que celebrar todo, pero lo que se elija debe cotizarse desde un inicio adecuadamente para que resulte la estrategia a diseñar.

Delegar a personal capacitado o contratar a un experto

Es importante saber si la persona a la que se le va a delegar esta función, está capacitada para realizarlo, pues en ocasiones no lo está, y esta tarea adicional sólo la desenfocará de su verdadero trabajo.

Si la actividad está dentro de su descripción de puesto, no dudes en invertir en una capacitación más precisa que le ayude a cumplir con lo asignado de la manera correcta. Si lo anterior, no es el caso, lo ideal será contratar a un organizador profesional de eventos institucionales.

Un error recurrente es pensar que un organizador de eventos institucionales es muy caro, o en su lugar contratar a un organizador de bodas o eventos sociales,  por pensar que realiza la misma función dentro de una institución. En los casos más críticos invitar a un amigo que hace buenas fiestas, para que realice este trabajo. 

Aunque la estrategia surgirá del objetivo de la empresa, un experto será tu  mejor aliado para volverlo realidad.

Diseñar la experiencia

El siguiente paso es diseñar la experiencia, lo que será el factor diferenciador de un evento común a una evento memorable.

Mari Carmen Obregón, nombrada por la revista Forbes como una de las 30 promesas de negocios en México,  en su libro el Efecto Wow, (2015), nos explica como convertir algo tradicional en una experiencia digna de recordar.

Atrévete a innovar, a transformar, no tienes que gastar más, solo cambiar la inversión de lugar. Imagina lo que podría motivar a tus colaboradores a ponerse cien por ciento la camiseta.

Ese es el momento donde todo cobra sentido, pues transformamos un evento institucional tradicional a una experiencia que sin duda, recordarán de manera positiva por mucho tiempo, siendo tu mejor herramienta para crear vínculos, capacitar, y crear lealtad a la empresa, marca, producto o institución que representan.

Como recomendación final, lleva una memoria escrita de lo realizado, incluye observaciones, sobre todo en eventos recurrentes, porque la gente recordará y esperará en la siguiente edición una mejor versión.

La entrada ¿Por qué invertir en experiencias, no sólo en eventos? se publicó primero en Business 4.0.