Hace algunos años el INEGI en su Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad nos compartía una estadística impactante: ante problemas presentados en sus procesos el 39.6% de las MiPyMEs no toma acciones de solución y el 21.5% los resuelve con acciones sin dar seguimiento a la efectividad de éstas. Es decir, ¡el 60% de las empresas no se aseguran de resolver sus problemas de manera definitiva!
Esta estadística hace mucho sentido cuando vemos como las MiPyMEs “sufren” para poder mantenerse o ya no digamos crecer en los mercados actuales. Y si bien hay varios factores que inciden en el bajo crecimiento y competitividad de estas empresas en México, hoy quiero hablarles de uno muy importante: “La Adicción al Apagafuegos”.
Cuando en las empresas nos encontramos con resultados diferentes a los esperados podemos resolverlos de dos maneras: 1) Llevando a cabo un proceso de mejora continua que requiere de una metodología de análisis y solución de problemas estructurada y probada o bien 2) resolver los problemas como se pueda y de manera “express” con un costo alto y pasando por algo reglas, políticas, sistemas, etc., diríamos es cuando “el fin justifica los medios”.
La primera forma de resolver los problemas puede caer en lo que Stephen Covey clasificaba como tareas importantes y no urgentes. Sin duda el establecer un sistema de gestión para la mejora continua toma tiempo, esfuerzo y recursos pero su retorno a la inversión es alto y es duradero y debería ser una de las tareas importantes y no urgentes de la organización.
La otra forma de resolver los problemas sin duda caería en el cuadrante de lo urgente si y no tan importante, o bueno digamos no tan importante. En este tipo de soluciones es donde entra en escena el superhéroe organizacional “Apagafuegos” que ante el llamado de la “Bati Señal” de la Alta Dirección corre y resuelve la situación generando una “adrenalina organizacional” que puede ser muy peligrosa si se abusa de ella. El “Apagafuegos” se siente el héroe de la película y se le reconoce y premia dando un mensaje muy peligroso a la organización. Cuando las personas ven que este comportamiento recibe reconocimiento, entonces todos querrán resolver sus problemas de esta manera, con bombo y platillo, con un protagonismo que puede ser un obstáculo cuando se quieren implementar los sistemas de mejora que ayudarán a tener mejores resultados de manera sostenible. En este tipo de soluciones lo malo es que luego cuando el efecto de la “aspirina” que el “apagafuegos” dio, viene la realidad, la inestabilidad del proceso y la frustración ante la aparición de resultados no deseados…nuevamente.
Resolver los problemas de forma urgente si es necesario y, como decía arriba, hasta importante. Pero para dejarlo más claro comparémoslo con una llanta ponchada en tu carro sabemos que es necesario e importante traer una llanta de refacción pero que lo mejor es que tus llantas estén en buen estado y que transites de manera cuidadosa el camino. Pensar que tener llanta de refacción te asegurará llegar a tu destino es un terrible error. La alta dirección de las PyMEs debe dejar de “tener a la persona que arregla los problemas de siempre” y trabajar en “desarrollar a las PERSONAS que resuelvan los problemas para siempre” si quiere aportar al crecimiento y rentabilidad de su empresa.
Los “apagafuegos” no deben desaparecer, más bien lo que recomiendo es que no sean las principales formas de enfrentar las problemáticas de la organización pues su alcance es de corto plazo. Apagar el incendio es importante, pero prevenirlo es VITAL.
Si queremos lograr que la prevención ocupe un lugar mas importante en las PyMEs debemos entonces integrarla a la CULTURA organizacional impulsando y reconociendo en nuestro equipo comportamientos como:
- Planear. Definir el rumbo, el actuar diario. No dejar que la “marea” del día con día te lleve sino tu moverte hacia donde quieres llegar y claro, revisar tu avance de manera periódica. Agenda un tiempo para actividades planeadas y deja un espacio para las no previstas. Típicamente podría ser en puestos operativos un 70% a 80% de tiempo planeado vs un 20% a 30% de tiempo no planeado. Para actividades administrativas pudiera ser 50% a 60% de tiempo a actividades planeadas. No permitir que la procastinación se apodere de tu agenda. Establece una Rutina Diaria de Trabajo que incluya actividades de mejora.
- Ejecutar. Es lo que equilibra a la planeación. ¡Hay que HACER! No busques un plan perfecto para la mejora hazlo poco a poco y comenzarás a ver resultados. Integra las buenas prácticas a tu día con día. Ayuda a que tus equipos prioricen, un paso a la vez pero firme.
- Reconocer. Reconocer de manera sincera, oportuna y específica los esfuerzos de mejora continua. Los procesos de mejora van dando resultados de manera gradual, no “castigues” las buenas iniciativas con una medición injusta. Es como los niños cuando aprenden a caminar, primero hacen un “solito” y ¡ese es motivo de reconocimiento!
Si quieres saber en donde se ubica tu empresa, mide el tiempo que tus equipos destinan a urgencias y el tiempo que destinan a la mejora continua y de esta manera podrás monitorear la transición de una cultura adicta al “apagafuegos” a una cultura de Mejora Continua que te ayude a enfrentar de mejor manera los retos de competitividad que hoy enfrentas.
